1. Principe général

Chaque étudiant dispose de son propre espace en ligne pour consulter son planning de stage et déclarer ses écarts d'heures (retard, rattrapage, sortie de formation). Vous disposez de votre côté d'un espace cadre qui vous permet de piloter les étudiants de votre service : même planning, mêmes déclarations, avec en plus les actions de gestion (validation, édition du planning, fiches de stage).

L'étudiant n'a pas d'identifiant classique : il s'identifie par un code anonymat personnel (1^re lettre du prénom + date de naissance JJMMAA + 1^re lettre du nom).

2. Se connecter à l'espace cadre

Rendez-vous sur espace-cadre.html. La connexion demande trois informations :

Première connexion

Votre PIN ne vous est pas transmis et n'est écrit nulle part : le code que vous tapez dans le champ « Code PIN » à votre première connexion devient votre PIN. Choisissez-le comme un code de carte bancaire — évitez 1234, 0000 ou une date de naissance.

PIN oublié

Le bouton « Code PIN oublié ? », sous le formulaire, rappelle la marche à suivre et prépare au besoin l'e-mail de demande à l'administrateur. Personne ne peut vous « redonner » votre PIN — il est stocké sous forme illisible. L'administrateur le réinitialise : vous en choisissez alors un nouveau à la connexion suivante, comme la première fois.

Une fois connecté, vous pouvez changer votre PIN à tout moment depuis le menu de votre avatar (voir section 18).

Lien de connexion directe

Le lien qui peut vous être fourni (depuis Grist ou par mail) pré-remplit votre e-mail et votre code d'accès : il ne reste plus qu'à saisir votre PIN. C'est précisément le rôle du PIN — un lien qui circule ne suffit pas à ouvrir votre espace.

Au bout de 5 codes PIN erronés, le compte se bloque pendant 15 minutes : c'est ce qui empêche quelqu'un d'essayer les codes un par un. Si cela vous arrive, attendez simplement le délai — ou contactez l'administrateur en cas d'urgence.

Vous ne voyez et ne modifiez que les services dont vous êtes responsable ; le passage d'un service à l'autre se fait depuis la barre du haut (voir section 3).

Vous êtes étudiant par erreur sur cette page ? Accédez à l'espace étudiant.

3. Organisation de l'espace

La barre du haut

Trois éléments, à droite de l'en-tête :

• Une pastille de contexte qui affiche en permanence le site et le service consultés. Un clic ouvre les sélecteurs : d'abord le site (ex. Hôpital A, Hôpital B…), puis le service — filtré selon le site choisi, pour éviter toute confusion entre services homonymes de sites différents. Seuls vos services apparaissent, et le sélecteur de site n'est présent que si vous en couvrez plusieurs.
• Le bouton 🔄 Rafraîchir, qui recharge les données (utile si un collègue vient de modifier quelque chose de son côté).
• Votre avatar (vos initiales). Un clic ouvre votre menu personnel : nom et téléphone, « Modifier le numéro », « Changer mon code PIN » et « Se déconnecter » (voir section 18).

Les onglets

Le reste de l'espace est organisé en 4 groupes, chacun regroupant un ou plusieurs onglets :

4. Tableau de bord

C'est l'écran d'accueil de votre espace. Il affiche :

• Des indicateurs (cliquables, ils mènent à l'onglet concerné) : étudiants en stage, déclarations à valider, évaluations à envoyer, évaluations sans réponse, alertes de conformité au droit du travail ;
• Un tableau des étudiants en cours et à venir : période, niveau, solde d'heures, déclarations en attente, alertes, état de l'évaluation. Un clic sur une ligne ouvre le dossier de l'étudiant ;
• Les échéances des 14 prochains jours : débuts et fins de stage, rendez-vous formateurs.

5. Dossier étudiants

Les étudiants de votre service sont classés en trois sous-onglets :

• En cours — le stage est actuellement en cours ;
• À venir — le stage n'a pas encore commencé ;
• Passé — le stage est terminé (l'historique des étudiants déjà passés dans le service est conservé).

Sous le nom de chaque étudiant s'affichent son code anonymat (à lui redonner s'il l'a oublié) et les dates de son stage, puis sa formation et son centre de formation. Une dernière ligne donne ses coordonnées — téléphone, e-mail — et sa date de naissance avec son âge, pour joindre l'étudiant sans quitter son dossier. L'étudiant tient lui-même son téléphone et son e-mail à jour depuis son espace. Le reste de son identité (nom, date de naissance, formation, centre) ne se modifie pas depuis l'espace cadre : en cas d'erreur de saisie, signalez-la à l'administrateur de l'application.

Un bouton « ✉ Mail de bienvenue » permet de lui (ré)envoyer le mail d'accueil du service (voir section 17). Chaque dossier se compose de deux sous-onglets :

Historique des stages

La fiche de chaque stage : tuteur, niveau, dates de début et de fin. Elle reste modifiable tant que le stage n'est pas terminé — y compris pour un stage à venir, ce qui permet d'en corriger les dates avant qu'il commence ; une fois le stage terminé, elle passe automatiquement en lecture seule. Le parcours complet de l'étudiant est visible, y compris ses stages dans d'autres services : ceux-ci s'affichent en consultation seule (vous ne modifiez que les stages de votre propre service).

Tant que le stage n'est pas terminé, un bouton rouge « Supprimer cette période » permet de retirer une période déclarée par erreur. Après une confirmation explicite, la période est supprimée définitivement, avec son planning hebdomadaire et ses rendez-vous rattachés.

Planning personnel

Le planning individuel de l'étudiant, semaine par semaine, précédé d'un compte d'heures (faites / prévues / solde). En dessous, la liste de ses déclarations d'heures avec leur statut (En attente ou Validé). Le bouton « + Déclarer » permet de déclarer vous-même des heures pour l'étudiant (par exemple un rattrapage) ; la déclaration attend ensuite votre validation comme n'importe quelle autre, dans l'onglet « Déclarations à valider ».

Le bouton 🖨 Imprimer la fiche de stage génère une version imprimable de la fiche de stage de l'étudiant : son identité, son stage, son planning semaine par semaine et son compte d'heures. Elle porte le logo de l'établissement enregistré dans Grist (table ETABLISSEMENT, colonne Logo) — le même que celui de l'en-tête du site.

Rendez-vous formateurs / tuteur

Chaque stage porte la liste de ses rendez-vous (visite formateur, bilan tuteur…). Le bouton d'ajout enregistre le type de rendez-vous, la date, le formateur et un commentaire ; les rendez-vous des 14 prochains jours remontent dans les échéances du tableau de bord.

Trois de ces types sont réservés au tuteur désigné (« Entretien tuteur — présentation des objectifs de stage », « … bilan de mi-stage », « … bilan de fin de stage ») : ce sont les trois rendez-vous minimaux attendus entre le tuteur et l'étudiant. Le tuteur les fixe lui-même depuis son espace ; ils apparaissent ici comme n'importe quel autre rendez-vous du stage.

6. Inscription

Cet onglet regroupe tout ce qui concerne l'arrivée d'un étudiant dans votre service :

• + Inscrire un étudiant : vous saisissez vous-même son identité et son stage (utile si l'étudiant ne s'est pas inscrit en ligne). Un stage ne peut pas dépasser 30 semaines : au-delà, enregistrez-le en plusieurs périodes ;
• ✉ Inviter à s'inscrire : ouvre un mail pré-rempli avec le lien du formulaire d'entrée en stage, pour que l'étudiant s'inscrive lui-même ;
• Rechercher un étudiant existant (par nom, prénom ou code anonymat) : évite les doublons — si l'étudiant est déjà connu de l'outil, vous lui ajoutez simplement un nouveau stage ; sinon, vous pouvez l'inscrire ou l'inviter.

7. Planning de service

Cet onglet affiche tous les étudiants du service sur un mois calendaire : naviguez de mois en mois avec les flèches ou revenez au mois courant avec « Ce mois-ci ». Les dates du stage de chaque étudiant s'affichent sous son nom.

Une colonne Compteurs résume pour chaque étudiant ses heures faites / prévues et son solde (base 35 h par semaine), sans quitter le planning.

Alertes de conformité au droit du travail

Le planning contrôle automatiquement trois règles et signale les manquements par un badge ⚠️ sur l'étudiant concerné, avec le détail en bas du tableau :

• Repos quotidien : au moins 11 h entre la fin d'un poste et le début du suivant ;
• Durée hebdomadaire : au plus 48 h travaillées par semaine calendaire ;
• Repos hebdomadaire : au moins un jour de repos posé sur 7 jours.

Édition façon tableur

Une palette de codes horaires s'affiche au-dessus du tableau. Deux façons de modifier le planning :

• Peindre : cliquez sur un code de la palette puis cliquez (ou cliquez-glissez sur plusieurs cases) pour l'appliquer. La gomme efface le contenu d'une case.
• Sélection : glissez sur les cases ou utilisez Maj+clic pour sélectionner un bloc, puis Ctrl+C / Ctrl+V pour copier-coller (une case copiée remplit toute la sélection collée), Suppr pour effacer, les flèches pour vous déplacer, Échap pour désélectionner.

Un double-clic sur une case ouvre la liste déroulante classique des codes, en repli si vous préférez cette méthode.

Les week-ends et jours fériés sont grisés pour les repérer d'un coup d'œil, à l'écran comme à l'impression. Une légende des codes horaires (avec leurs horaires) s'affiche en bas du tableau.

8. Comprendre le décompte des heures

9. Jours fériés

Règle appliquée (conforme à l'arrêté du 31 juillet 2009) :

• Le férié est accordé : il est déduit du volume à réaliser (7 h). Un férié non travaillé ne crée donc pas de dette.
• Un férié qui tombe un samedi ou un dimanche ne déduit rien : il ne fait perdre aucun jour de stage.
• Un férié travaillé compte ses heures normales (sans être doublé) et ouvre un jour de récupération, affiché sur la fiche de l'étudiant.
• Pour solder la récupération, posez le code RF (« Récupération jour férié ») sur un jour du planning.

Les jours fériés sont grisés dans le planning de service (voir section 7).

10. Valider les déclarations d'heures

Quand un étudiant déclare des heures (ou que vous en déclarez pour lui), elles apparaissent dans l'onglet Déclarations à valider, section « En attente ».

• Tant qu'elle n'est pas validée, une déclaration ne compte pas dans les heures de l'étudiant, qui la voit comme En attente.
• Cliquez sur « Valider » pour la prendre en compte : elle passe en section « Validées » et alimente le total de l'étudiant.
• Une déclaration en attente peut être modifiée (motif, commentaire, date, heures) via le bouton « Modifier », en cas d'erreur de saisie.
• Une déclaration validée par erreur peut être dévalidée depuis la section « Validées ».

Les trois types de déclaration

11. Grilles d'évaluation

Une grille d'évaluation est un questionnaire que remplit un professionnel de terrain pour observer un étudiant sur un soin ou une compétence — distinct du questionnaire de satisfaction (section 14), qui lui est rempli par l'étudiant. Vous les gérez depuis Paramètres → Grilles d'évaluation.

Créer et éditer une grille

+ Nouvelle grille demande un nom, puis ouvre l'éditeur. L'éditeur affiche en permanence un aperçu façon téléphone de ce que verra le professionnel (ou l'étudiant, pour un test) pendant qu'il remplit la grille — pour ne pas produire une grille que personne ne peut lire correctement sur le terrain.

Les questions

Quatre types de question, plus les sections pour structurer une longue grille :

Brouillon et publication

Une grille se travaille en brouillon, jamais enregistré automatiquement : « Enregistrer le brouillon » le sauvegarde sans le rendre visible au terrain. « Publier » le rend disponible à la saisie et archive la version précédente ; les évaluations déjà remplies gardent la version qui était publiée au moment de leur saisie, même après une nouvelle publication.

Le bouton 🖨 Imprimer de l'éditeur génère une version papier vierge de la grille (cases à cocher, lignes pour le texte libre), utile pour la faire remplir hors ligne puis la ressaisir, ou pour une équipe sans accès facile à un poste.

Modèles d'établissement

Sous vos propres grilles, une section « Modèles d'établissement » peut lister des grilles communes proposées par l'administrateur. Elles ne se modifient pas directement : un clic les duplique dans votre service sous un nouveau nom, que vous adaptez ensuite librement.

Une grille peut être supprimée définitivement depuis la liste (✕) : les évaluations déjà remplies avec elle restent visibles dans les dossiers étudiants concernés, seule la grille disparaît de cette liste et ne peut plus être attribuée.

12. Évaluateurs

Les professionnels de terrain qui remplissent les grilles n'ont pas de compte dans l'application. L'onglet Paramètres → Évaluateurs organise leur accès à l'écran de saisie.

Code de saisie du service

Un code de saisie propre au service ouvre uniquement l'écran de saisie d'une évaluation : il ne donne accès à aucun dossier, planning ou évaluation déjà déposée. Affichez-le au poste de soins plutôt que de le communiquer par écrit aux étudiants du service. « Générer le code » le crée ; « Renouveler le code » en produit un nouveau et invalide immédiatement l'ancien — les évaluations déjà déposées ne sont pas affectées.

Professionnels du service

La liste des prénom, nom (ou initiale) et fonction des professionnels du service : ces noms sont proposés au professionnel qui remplit une grille, qui choisit le sien dans la liste plutôt que de le saisir à la main. « Retirer » masque un nom de la liste proposée sans jamais l'effacer : il reste attaché aux évaluations qu'il a déjà déposées ; « Réactiver » le fait réapparaître.

Le lien de saisie

Depuis le dossier d'un étudiant (section 13), un bouton « Lien de saisie » copie un lien nominatif pour cet étudiant précis : il dispense de ressaisir son code, mais reste inutilisable sans le code du service. C'est ce que voit le professionnel : il ouvre le signet du poste de soins (ou ce lien), saisit le code du service si besoin, choisit son nom, puis remplit la grille devant l'étudiant — l'écran l'exige (confirmation de présence obligatoire avant l'envoi), conformément à la réglementation en vigueur.

13. Évaluations dans le dossier étudiant

Dans le dossier de chaque étudiant (section 5), la carte « Évaluations » liste les grilles attendues sur ce stage, avec pour chacune un compteur faites / attendues.

Grilles attendues

• Les grilles systématiques du service sont posées automatiquement à l'ouverture du stage. Si une grille systématique est créée après coup, un bouton « Appliquer N grille(s) systématique(s) » propose de la rattraper sur les stages déjà ouverts.
• + Ajouter une grille… attribue au cas par cas une grille publiée du service à cet étudiant.
• Les boutons − / + ajustent le nombre d'observations attendues (1 à 10) pour cet étudiant précisément.
• ✕ Retirer demande un motif et retire la grille du stage sans la supprimer : elle reste dans l'historique, sous « Retirées de ce stage », et peut être remise.

Évaluations déposées

Sous chaque grille attendue s'affichent les évaluations qui s'y rattachent, avec leur statut : à valider, validée, à corriger ou refusée. « Détails » déplie les réponses item par item, avec le commentaire éventuel du professionnel.

Le tuteur désigné (voir ci-dessous) valide normalement ces évaluations depuis son propre espace tuteur, au fil de l'eau. Depuis le dossier étudiant, vous pouvez vous substituer à lui : Valider ou Dévalider une évaluation, ou la supprimer (✕) en cas de saisie erronée — trois actions que le tuteur, lui, ne peut jamais faire.

Désigner le tuteur

Dans la fiche de période du stage (section « Historique des stages »), le champ « Tuteur qui valide les évaluations » sélectionne un compte parmi les comptes actifs de l'établissement — pas seulement les cadres : le tuteur est en général un professionnel de terrain qui suit l'étudiant, sans fonction d'encadrement. Le désigner ici lui ouvre l'espace tuteur pour ce stage : c'est le mode d'emploi tuteur qui détaille cet espace. Ce champ est distinct du champ texte libre « Tuteur », conservé pour les saisies faites avant l'existence de ce rôle et qui n'ouvre aucun accès.

14. Envoi des évaluations de satisfaction

Cet onglet liste les étudiants éligibles à l'envoi du questionnaire de satisfaction : de 10 jours avant la fin du stage jusqu'à 40 jours après. Ce questionnaire, rempli par l'étudiant sur son ressenti du stage, est distinct des grilles d'évaluation de compétences (section 11), remplies par un professionnel.

Le bouton « Envoyer l'évaluation » ouvre un email pré-rempli avec le lien du questionnaire, à envoyer à l'étudiant. Un badge indique l'état :

• ⚠️ — envoyé, en attente de réponse — le mail a été envoyé ; vous pouvez le renvoyer si besoin ;
• ✅ — a répondu — l'étudiant a rempli le questionnaire.

15. Statistiques et satisfaction

Deux pages distinctes, qui partagent la même période d'analyse (champs de dates + préréglages : année scolaire, année civile, 12 derniers mois…).

Statistiques — les chiffres de l'encadrement

Le rapport d'activité du service :

• Étudiants accueillis, nombre de stages, heures réalisées, rendez-vous formateurs ;
• Évaluations envoyées et taux de réponse ;
• Répartition des étudiants par niveau, centre de formation et formation.

Questionnaires de satisfaction — ce que disent les étudiants

Le dépouillement des questionnaires de fin de stage retournés par les étudiants passés dans votre service :

• Réponses reçues, taux de réponse, note globale moyenne et part d'étudiants qui recommanderaient le stage ;
• Une moyenne par thème (accueil, encadrement, apprentissages, organisation) et par question, avec le détail des réponses ;
• Les réponses libres : points forts, axes d'amélioration, suggestions à l'équipe.

16. Codes horaires

Cet onglet vous permet de choisir les codes horaires utilisables dans votre service, via une double liste :

• Codes disponibles : le référentiel commun à l'établissement ;
• Codes utilisés dans ce service : ceux qui apparaissent dans la palette et les listes du planning.

Passez un code d'une liste à l'autre avec les flèches ▶ / ◀, puis enregistrez. Cela allège la palette du planning en la limitant aux codes réellement pratiqués chez vous.

Vous pouvez aussi créer un nouveau code horaire (code, libellé, horaires) : il est ajouté d'office aux codes utilisés de votre service, et les autres services peuvent ensuite le reprendre.

17. Mail de bienvenue

Chaque service peut personnaliser le mail de bienvenue envoyé aux étudiants (objet et corps). Le modèle accepte des variables remplacées automatiquement à l'envoi : {prenom}, {nom}, {service}, {du}, {au}, {code}, {referent}, {cadre}.

Le mail s'envoie depuis le dossier d'un étudiant (bouton « ✉ Mail de bienvenue ») : il ouvre votre messagerie avec le message pré-rempli. Sans modèle personnalisé, un modèle par défaut est utilisé.

18. Votre compte : coordonnées et code PIN

Votre avatar, en haut à droite, ouvre votre menu personnel. Il affiche votre nom et votre téléphone, et propose trois actions :

• Modifier le numéro : votre téléphone, que vous tenez à jour vous-même, sans passer par l'administrateur. Il s'affiche à l'étudiant sur sa fiche de stage et dans le message d'inscription, à côté de votre mail ; tant qu'il n'est pas renseigné, seul le mail s'affiche.
• Changer mon code PIN : saisissez votre PIN actuel, puis le nouveau (4 à 6 chiffres, à confirmer). À faire au moindre doute sur sa confidentialité.
• Se déconnecter.

Votre nom, votre e-mail et votre code d'accès ne se modifient pas ici : ils relèvent de l'administrateur de l'application. Signalez-lui toute erreur — votre nom apparaît sur les plannings imprimés et dans les mails envoyés aux étudiants.

19. Traçabilité des actions

Pour des raisons de sécurité, l'application tient un journal d'activité : les connexions et les actions réalisées dans l'espace cadre (validation d'une déclaration, inscription, modification d'un planning ou d'une fiche, suppression…) sont enregistrées, avec l'auteur, la date, le service et l'étudiant concerné. Le journal note ce qui a réellement changé (par exemple « Mardi 14/07/2026 : MAT → AS »), ainsi que les consultations : ouverture de l'espace cadre et ouverture du dossier d'un étudiant.

Les connexions refusées y figurent également : code d'accès ou code PIN erroné, compte désactivé, compte bloqué après plusieurs PIN manqués. Seule l'adresse e-mail visée est enregistrée — votre code d'accès et votre PIN ne sont jamais écrits dans le journal. C'est ce qui permet de repérer que quelqu'un essaie d'entrer sur votre compte.

Les lignes de plus de 30 jours sont supprimées automatiquement : le journal sert à retrouver l'origine d'une modification récente, pas à conserver un historique durable.